10 dicas de como usar o cartão corporativo sem ter problemas com o chefe
O cartão corporativo é uma forma de organizar melhor o pagamento por produtos e serviços relacionados ao trabalho, sem que o próprio funcionário tire dinheiro do seu bolso e peça reembolso. O problema é que nem sempre essa forma de pagamento é usada da forma correta, como aconteceu recentemente com um alto executivo do Itaú, dispensado porque teria usado o cartão para quitar contas pessoais. Veja abaixo 10 dicas para usar corretamente esse benefício.
O que pode ser pago com o cartão corporativo
Despesas de viagem: Passagens aéreas ou rodoviárias para viagens a trabalho, diárias em hotéis previamente aprovados pela empresa e alimentação durante deslocamentos profissionais.
Materiais ou equipamentos necessários para o trabalho: Compra de materiais de escritório, equipamentos eletrônicos (notebooks, tablets), quando previamente autorizados, e licenças ou softwares específicos.
Representação e eventos: Pagamento de refeições em encontros com clientes ou parceiros e aluguel de salas de reunião ou eventos corporativos.
Combustível e manutenção de veículos: Quando o colaborador utiliza carro da empresa ou recebe autorização para usar seu veículo pessoal para atividades profissionais.
Inscrições e cursos: Participação em congressos, workshops ou treinamentos relacionados ao trabalho.
E o que não pode
Despesas pessoais: Compras de itens de uso particular, como roupas, eletrônicos ou acessórios e alimentação não relacionada a deslocamentos profissionais.
Entretenimento: Ingressos para shows, cinemas ou eventos não vinculados ao trabalho e assinaturas de plataformas de streaming para uso pessoal.
Presentes e itens não autorizados: Presentes pessoais para amigos ou familiares e compras de alto valor sem prévia autorização.
Despesas de terceiros: Contas de restaurante, hotel ou transporte que incluem pessoas não ligadas à empresa ou ao objetivo da viagem.
Multas e infrações: Pagamento de multas de trânsito ou outras penalidades ocasionadas por uso impróprio.
Mau uso prejudica o ambiente corporativo
Gastos inadequados podem gerar custos. Se por um lado o cartão ajuda, do outro, pode afetar o orçamento, além de dificultar a auditoria de despesas e gerar problemas na gestão financeira, diz Gustavo Didier, CEO e Fundador da Unio Company.
O clima também não fica dos melhores. Essas situações causam desconfiança entre os colaboradores e suas lideranças. Após casos de uso indevido, a empresa pode implementar regras mais rígidas, dificultando o acesso a ferramentas como o cartão corporativo.
Normalmente em empresas multinacionais e/ou de capital aberto, essa questão é pré-definida, ou seja, há cargos específicos e funções específicas que fazem jus ao recebimento e utilização do cartão.
Roberto Nassif, advogado e sócio da Nassif Prieto Sociedade de Advogados
10 dicas de como usar corretamente
O CEO e fundador da Unio Company selecionou alguns conselhos para usar o cartão corporativo sem dor de cabeça. Veja abaixo:
1) Conheça as regras da empresa: Leia a política de uso do cartão corporativo e entenda quais despesas são permitidas, os limites de gastos e o processo de prestação de contas.
2) Use o cartão exclusivamente para fins profissionais: Nunca utilize o cartão para compras pessoais, mesmo em situações de emergência, evitando misturar despesas pessoais e profissionais.
3) Solicite autorização prévia: Antes de realizar compras fora do padrão ou de alto valor, peça aprovação formal do gestor e registre a autorização por email ou outro meio documentado.
4) Guarde todos os comprovantes: Mantenha recibos, notas fiscais e comprovantes organizados. São essenciais para justificar os gastos durante a prestação de contas.
5) Acompanhe os gastos em tempo real: Utilize aplicativos ou planilhas para monitorar as transações feitas com o cartão. Isso ajuda a identificar cobranças indevidas ou erros rapidamente.
6) Preste contas no prazo: Respeite os prazos estabelecidos pela empresa para apresentar os comprovantes e relatórios, sendo assim, forneça descrições claras e detalhadas das despesas.
7) Evite assinaturas recorrentes não autorizadas: Ao contratar serviços ou softwares com o cartão, certifique-se de que o uso foi aprovado e também cancele serviços quando não forem mais necessários para evitar cobranças extras.
8) Revise a fatura antes de enviar: Verifique se os valores estão corretos e se não há gastos desconhecidos. Caso encontre um erro, comunique o setor financeiro imediatamente.
9) Mantenha a transparência: Informe seu gestor sobre qualquer despesa incomum ou ajuste necessário. É importante que a comunicação clara evite mal-entendidos e constrangimentos.
10) Seja prudente e responsável: Use o bom senso ao realizar gastos, mesmo dentro dos limites permitidos, até porque o cartão é um recurso da empresa e deve ser tratado com cuidado.
O que é o cartão corporativo
É um cartão bancário para realizar pagamentos de uma empresa. Pode ser de crédito ou débito, vinculado a um CNPJ e que ajuda a centralizar as despesas empresariais em uma única conta. Nada mais é do que um cartão que pertence à empresa e é fornecido ao colaborador para utilizar em questões específicas e bem definidas, segundo Roberto Nassif, advogado e sócio da Nassif Prieto Sociedade de Advogados.
Facilita a gestão dos gastos, conciliação contábil entre o que foi gasto e o que foi planejado. Por exemplo, um diretor de eventos pode precisar do cartão para realizar compras expressivas, como R$ 20 mil ou R$ 30 mil, já que seria inviável arcar com esse valor pessoalmente para depois ser reembolsado. Além disso, em algumas situações, o cartão pode oferecer vantagens para parcelamento ou flexibilidade de pagamento, tornando-o mais conveniente para a empresa do que outras formas de pagamento, como boletos ou Pix, diz Mateus Braga, diretor administrativo da Faculdade do Baixo Parnaíba.
Não é um direito do funcionário, mas, sim, um benefício que pode ser concedido pela empresa. Algumas empresas preferem o reembolso, no qual o funcionário realiza o pagamento com seus próprios recursos e depois encaminha ao setor financeiro. Outras confiam o cartão somente a determinados funcionários, especialmente aqueles de cargos estratégicos, facilitando o pagamento de despesas corporativas que tragam benefícios e resultados para a empresa.
Demissão por justa causa?
Em casos graves ou recorrentes, o uso indevido pode ser considerado uma violação. É visto como um infração grave das políticas da empresa, podendo até resultar na rescisão do contrato, como justa causa, afirma Gustavo Didier, da Unio Company, gestora que atua no mercado de capitais.
Já se o uso for considerado fraudulento, o cenário muda. Se causar prejuízos significativos, o colaborador pode enfrentar processos legais. Os gastos indevidos geralmente precisam ser devolvidos à empresa, o que pode gerar constrangimento.
O uso do cartão corporativo é regulamentado por políticas internas das empresas. Esses documentos definem para quais situações o cartão pode ser usado e quais ações o funcionário deve tomar em caso de engano. Se houver um equívoco, informe imediatamente o setor financeiro e seu superior, apresente as comprovações de que não foi uso de má-fé e arque com o custo tido, orienta Braga.
Equívocos acontecem, e as empresas compreendem que somos humanos. O importante é agir com transparência e seguir o regimento interno. O que não pode ocorrer é o funcionário errar de forma intencional ou omitir o ocorrido.
Mateus Braga, diretor administrativo da Faculdade do Baixo Parnaíba
